Huishoudelijk Reglement

INLEIDING
Dit document betreft een nieuw huishoudelijk reglement en beoogt het bestaande reglement van 16 februari 2014 in haar geheel te vervangen. De statuten van de DVSCC verwijzen in artikel 19, Reglementen naar de wijze waarop dit nieuwe reglement van kracht wordt.

Voor het handelen van de vereniging, de leden, het bestuur en door het bestuur ingestelde commissies zal leidend zijn:

  1. De wet w.o. de Algemene Verordening Gegevensbescherming, wetgeving in NL m.i.v. 25 mei 2018
  2. De Statuten van de vereniging
  3. Het Huishoudelijk Reglement van de vereniging

I PRIVACY BESCHERMING

Artikel 1: Gegevens verzamelen   

  1. Bij aanmelding als lid wordt aan de vereniging opgave gedaan van:
    • Dhr./Mevr.
    • Voorletters en (voor)naam
    • Adres
    • Woonplaats
    • Telefoonnummer(s)
    • E-mail adres
    • Bankrekeningnummer o.a. door middel van het afgeven van een machtiging ‘automatische incasso’

Het beschikbaar stellen van deze gegevens is voorwaarde voor het lidmaatschap.

  1. Naast de persoonlijke gegevens worden voertuiggegevens verwerkt zoals:
    • merk
    • type
    • bouwjaar
    • motor

Artikel 2: Gegevens gebruik  

Elk lid van de DVSCC geeft bij het aangaan van het lidmaatschap automatisch  toestemming aan het bestuur om de persoonlijke gegevens en voertuiggegevens te administreren/verwerken en te gebruiken voor alle (digitale) communicatie binnen de kring van leden van de DVSCC, onder de voorwaarde dat het bestuur in redelijkheid waarborgt dat deze lid gebonden, persoonlijke informatie niet buiten deze kring toegankelijk is of wordt. Er wordt gecommuniceerd via e-mail, via nieuwsbrief, via website en (gesloten) sociale media.

Elk lid bevestigt deze toestemming opnieuw door betaling van de jaarlijkse contributie. Het door een lid niet geven of intrekken van deze toestemming kan leiden tot beëindiging van het lidmaatschap.

Artikel 2: het LedenRegister

  1. De persoonlijke gegevens en voertuiggegevens worden door het secretariaat beheerd / geadministreerd in het LedenRegister. De penningmeester administreert/beheert er de bankgegevens, de (contributie)-betalingen en de financiële boekhouding. Het LedenRegister is niet openbaar en algemene inzage is niet mogelijk.  
  2. Periodiek wordt een beknopte versie van het Ledenregister per e-mail beschikbaar gesteld aan de leden. Leden kunnen aangeven dat zij niet vermeld willen worden in bedoeld digitaal register.   
  3. Het is niet toegestaan de informatie in het LedenRegister, waaronder de lid gebonden, persoonlijke informatie, op enigerlei wijze te delen met derden dan wel commercieel aan te wenden.

Artikel 3: Recht op vergetelheid

Op schriftelijk verzoek van een lid geeft de secretaris binnen 1 maand, in bijzondere gevallen te verlengen met 2 maanden, een overzicht van de vermeldingen van dat lid in de bij de vereniging aanwezige bestanden. Na het beëindigen van het lidmaatschap worden binnen een uiterste termijn van 3 maanden, de vermeldingen verwijderd tenzij de gegevens onderdeel zijn van een het zgn. ‘passief bestand’. 

II LIDMAATSCHAP

Artikel 1: lidmaatschap

Elk lidmaatschap is persoonlijk en niet vatbaar voor overdracht of overgang.

Artikel 2: acceptatie nieuw lid

Het bestuur hanteert voor acceptatie van een nieuw lidmaatschap

  1. Beoordeling van de (digitale) aanmelding op volledigheid/duidelijkheid en of de aan-gemelde sports car past in / conform is met onderstaande periode-indeling:
    • Edwardian cars; bouwjaar 1908 – 1919
    • Vintage cars; bouwjaar voor 1931
    • Post-Vintage & Volbloed sports cars; bouwjaar voor 1940
  2. Constatering van de ontvangst door de penningmeester van de verschuldigde contributie op de bankrekening van de vereniging.
  3. Constatering van de ontvangst door het secretariaat van een volledig ingevulde en ondertekende ‘machtiging automatische incasso’.   

Het lidmaatschap gaat in per de dag waarop het bestuur de aanmelding accepteert.

Artikel 3: nieuw lidmaatschap

  1. Betaling van de gehele standaard jaarcontributie als de aanmelding voor 1 september plaats vindt.
  2. Betaling van 70% van de standaard jaar contributie als aanmelding na 1 september plaats vindt.
  3. Instemmen met de automatische incasso van de jaarcontributie door het ondertekenen en afgeven van een ‘machtigingsformulier automatische incasso’ welke geactiveerd wordt in het 2de

Artikel 4: beëindiging lidmaatschap

Opzegging van het lidmaatschap door een lid dient schriftelijk te gebeuren (artikel 6.2 der statuten). Een beëindiging dient voor 1 december van het lopende verenigingsjaar door het secretariaat ontvangen te zijn en gaat in per 1 januari van het volgende verenigingsjaar.

III CONTRIBUTIE

Artikel 1: Contributiebesluit

Jaarlijks wordt in de AV-agenda het agendapunt ‘contributiebesluit’ opgenomen. De standaard contributie en overige bijdragen w.o. de ‘automatische incassokorting’ en incassokosten, worden in de begroting gepresenteerd. Het besluit van de AV wordt vastgelegd in de notulen en vervolgens gepubliceerd op de website.

Artikel 2: Jaarlijkse contributie

De jaarlijkse contributie is in beginsel verschuldigd voor het gehele verenigingsjaar dat parallel loopt aan het kalenderjaar. De facturatie en incasso van de jaarcontributie wordt uitgevoerd in het 1ste kwartaal van het lopende verenigingsjaar.

  1. In principe wordt de jaarcontributie gefactureerd en geïnd door automatische incasso. Op de standaard jaarcontributie is dan een ‘automatische incassokorting’ van toepassing.
  2. Mocht de automatische incasso onsuccesvol zijn of er wordt gestorneerd, dan is het lid gehouden er binnen 14 dagen voor te zorgen dat de jaarcontributie op de rekening van de vereniging is bijgeschreven.
  3. Op een niet-automatisch incasseerbare jaarcontributie wordt geen korting verleend. Het lid zorgt er uit eigen beweging voor dat de jaarcontributie binnen de daarvoor gestelde termijn op rekening van de vereniging is bijgeschreven.
  4. DVSCC-facturen kennen een krediettermijn van 30 dagen.
  5. Ereleden betalen geen jaarlijkse contributie

Artikel 3: Incassoprocedure  

  1. Betalingsherinnering

Na het niet tijdig betalen van de jaarcontributie of andere geldelijke verplichtingen wordt binnen een redelijke termijn een betalingsherinnering gestuurd.

  1. Aanmaning

Mocht na het versturen van de betalingsherinnering, de betaling uitblijven dan volgt de aanmaning. Het verschuldigde zal worden verhoogd met incassokosten en het lid zal zijn uitgesloten van deelname aan evenementen tot betaling van het verschuldigde inclusief incassokosten, volledig is voldaan.

De incassokosten bedragen 10% van het verschuldigde bedrag met een minimum van 5 Euro.      

  1. Schorsing

Mocht geen volledig gevolg worden gegeven aan de aanmaning dan kan het bestuur de werking inroepen van hetgeen is bepaald in artikel 6.4 ‘ontzetting uit het lidmaatschap’ van de Statuten.  

IV COMMUNICATIE

Artikel 1: Middelen

De vereniging communiceert met haar leden bij voorkeur via digitale middelen zoals e-mail, website en een (gesloten) sociaal medium (Facebook). Het lid meldt zo spoedig mogelijk, bij voorkeur per e-mail, aan secretariaat wijzigingen in (e-mail)adres.

M.b.t. e-mails: zie HHR hoofdstuk I artikel 3 en nieuwsbrieven / website / het interactief (gesloten) sociaal medium: zie HHR hoofdstuk I artikel 1.3 

Artikel 2: E-mail verkeer

Daar waar in statuten of huishoudelijk reglement de term “schriftelijk” wordt gebruikt, is het binnen de DVSCC vereniging en binnen de kring van leden van de DVSCC geaccepteerd om hieronder ook e-mail berichten te vatten. De vereniging communiceert met haar leden bij voorkeur per e-mail. 

Artikel 3: Website  

De website is publiekelijk toegankelijk waarop door de webbeheerder lid-gerelateerde informatie mag worden geplaatst. Leden die dat niet wensen melden dat schriftelijk bij het secretariaat.  

V BESTUUR EN BESTUURSTAKEN

In dit verband wordt verwezen hetgeen ter zake is vastgelegd en bepaald in de Statuten.

VI AANSPRAKELIJKHEID    

Artikel 1: Club aansprakelijkheid

De DVSCC is lid van de Federatie Historische Automobiel- en Motorfietsclubs (FEHAC) en participeert als zodanig in de FEHAC aansprakelijkheidsverzekering (clubverzekering) met een uitgebreide en toereikende dekking.  

Artikel 2: Bestuurlijke aansprakelijkheid

Een verzekering ter zake is afgesloten.  

VII SLOT

In alle gevallen waarin de wet, de statuten of het huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist het bestuur.

Let wel: Dit huishoudelijk reglement is een voorgenomen besluit welke tijdens de komende AV definitief gemaakt zou moeten worden.